General Terms and Conditions – MOTIVO1 UG

• 1 validity 

(1) The following General Terms and Conditions (GTC) apply to all services offered by MOTIVO1 UG – hereinafter referred to as “MOTIVO1”. These terms and conditions are part of all contracts concluded with MOTIVO1 for services and deliveries. Deviations from these conditions require express written approval by MOTIVO1.  

(2) The open source software Odoo is made available to the client by the manufacturer Odoo SA free of charge and is not supplied by MOTIVO1. The use of Odoo and all parameterizations and programming carried out by MOTIVO1 in connection with the installation, adaptation and support are subject to the conditions of the GNU Affero General Public License v3. MOTIVO1 therefore expressly excludes any warranty for the Odoo code. 

• 2 collaboration 

(1) Odoo implementation projects are carried out based on „agile software development“. Before the start of the project, the content and timing of the procedure and a budget for the support services are jointly defined. Configuration and adaptation of the software then run in sprints that build on one another, in which the specific target system is created for the client.  

(2) During the project implementation, subtasks can be changed or replaced. Change requests by the client require text form and the consent of MOTIVO1. MOTIVO1 checks the change request and informs the client of the time and effort-related effects. If it is foreseeable that the agreed budget will be exceeded as a result of the client's change request, MOTIVO1 will inform the client of this in writing. MOTIVO1 will also make an additional offer about the expected additional financial expense. The change request will be implemented if the client agrees with the time and effort-related effects and, if applicable, with the additional financial expense. 

(3) The parties work together in a trusting manner. If a contracting party recognizes that information and requirements, regardless of whether it is its own or those of the other contracting party, are incorrect, incomplete, ambiguous or not feasible, it must inform the other party immediately in writing of this and the consequences that it can identify. The parties will then strive for a solution that is appropriate to their interests. 

(4) Unless otherwise stated in writing, each party grants the other party the non-exclusive, non-transferable, free, temporally and spatially unlimited right of use to publish the name, address, logo / company name and trademark of the other party. The right of use applies exclusively to the reference to the other party as a customer or supplier on websites, press releases and other marketing materials (reference). 

• 3 Obligations to Perform 

(1) The scope of the services of MOTIVO1 results from the specific offer and the corresponding documentation. 

(2) The regulations for service contracts apply to all workshops, consultations, configurations, trainings, adjustments without a fixed price and other support services.  

(3) For own MOTIVO1 modules (e.g. DATEV modules) and programming at a fixed price, the regulations for work contracts apply.  

(4) Odoo Community Modules are to be procured by the client. Alternatively, MOTIVO1 can be entrusted with the purchase in trust. The costs for the module and the handling effort are borne by the client. MOTIVO1 does not accept any liability for third-party modules.  

(5) The services or service sections contained in the offer can be changed, supplemented or expanded in text form at any time with the consent of both contracting parties, taking into account the MOTIVO1 standard billing conditions. 

(6) If there is no separate after-sales service agreement, services such as consulting, system maintenance, configuration, installation of security updates and system upgrades, training courses and small adjustments will be remunerated using the MOTIVO1 standard billing conditions. Programming is offered separately at a fixed price. 

(7) MOTIVO1 is entitled to outsource (partial) services to competent third parties if this already results from the offer, if the effects are stated in a notified change request, or if the client agrees. The invoice will continue to be issued via MOTIVO1. 

• 4 duties and obligations of the client 

(1) The client must appoint a project manager who actively accompanies the project and clarifies questions and decisions that arise in the production process for MOTIVO1 in a timely manner.  

(2) The calculation of all services is based on the assumption that all information to be provided by the client (data, lists, texts, images, etc.) is delivered to MOTIVO1 in an electronically editable form.  

(3) The client must ensure that MOTIVO1 is granted unrestricted access to the technical facilities and rooms necessary for the provision of the service.

(4) The client creates the end-user documentation required for training purposes. If necessary, MOTIVO1 can provide support or create the documentation in cooperation with the client.  

(5) Any necessary post-processing or additional activities of any kind will be remunerated according to the MOTIVO1 standard billing conditions. In particular, MOTIVO1 assumes no liability for the use of image material licensed by third parties. 

• 5 acceptance  

(1) Der Auftraggeber verpflichtet sich, jede Anpassung, Programmierung, Veränderung am  System und Modulerweiterung gründlich auf Mangelfreiheit und Verwendbarkeit in seiner  konkreten Situation zu testen, bevor er mit der operativen Nutzung des Programms beginnt. Dies  gilt auch für Programmierungen, die er im Rahmen der Mängelhaftung und der Pflege von MOTIVO1  erhält. 

(2) Der Auftraggeber wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bereits eine geringfügige Veränderung an der Software die Lauffähigkeit des gesamten Systems beeinflussen kann.  

(3) Nach Teilabnahmen von Programmierungen zum Festpreis oder der  Betriebsbereitschaftserklärung des finalen Systems durch MOTIVO1 läuft eine 14-tägige Abnahmefrist. MOTIVO1 teilt dem Auftraggeber den Fristbeginn in Textform mit. Etwaige Mängel sind vom  Auftraggeber in diesem Zeitraum für eine Nachbesserung durch MOTIVO1 in Textform zu benennen  und müssen reproduzierbar sein. Wird in dieser Frist kein Mangel angezeigt, gilt die Abnahme als  erteilt. Geringfügige Nachbesserungen verzögern die Abnahme nicht. Die Gesamtabnahme nach  Betriebsbereitschaftserklärung darf nicht wegen Mängeln verweigert werden, die schon während  einer Teilabnahme zu erkennen waren, aber nicht beanstandet wurden. 

• 6 Vergütung, Zahlungsbedingungen und Vertragsschluss 

(1) MOTIVO1 hat einen Vergütungsanspruch in Höhe des vereinbarten und ausgeschöpften Budgets  zuzüglich eines etwaig vereinbarten finanziellen Mehraufwands. 

(2) Alle im Angebot als Stundenpakete und Module bezeichneten Leistungen werden von dem  Auftraggeber vollständig im Voraus vergütet. 

(3) Programmierungen zum Festpreis werden zunächst mit einer hälftigen Anzahlung vergütet.  Die Restzahlung ist mit der Betriebsbereitschaftserklärung oder Teilabnahme der  Programmierung fällig. Sollte beim Auftraggeber ein begründeter Abnahmevorbehalt bestehen,  so ist er berechtigt, bis zu 10% der Auftragssumme für die Programmierung zum Festpreis bis zur  erfolgten Gesamtabnahme einzubehalten.  

(4) Alle anderen erbrachten Dienst- und Werkleistungen werden monatlich nach Aufwand und auf  Basis der gültigen MOTIVO1 Standard- Abrechnungsbedingungen vergütet. Die Zahlungsfrist beträgt  10 Kalendertage.  

(5) Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. 

(6) Im Falle des Zahlungsverzuges des Auftraggebers ist MOTIVO1 berechtigt, Verzugszinsen in  gesetzlicher Höhe zu berechnen und die weitere Erbringung von Leistungen nach § 3 für die  Dauer des Verzugs einzustellen. Für dadurch entstehende Verzögerungen ist MOTIVO1 nicht  verantwortlich.  

(7) Der Auftraggeber hat MOTIVO1 unverzüglich mitzuteilen, wenn ein Insolvenzverfahren über sein  Vermögen beantragt oder eröffnet wird oder er seine Zahlungen einstellt. 

• 7 Sach- und Rechtsmängelhaftung bei Werkleistungen 

(1) Mängelansprüche verjähren in zwölf Monaten, es sei denn, der Mangel wurde arglistig  verschwiegen. Die Verjährung beginnt mit der Gesamtabnahme oder deren endgültiger  Verweigerung. 

(2) Die Nacherfüllung hat unabhängig von der Anzahl der Versuche innerhalb einer  angemessenen Frist zu erfolgen. 

(3) Die Durchsetzung von Mängelhaftungsansprüchen ist davon abhängig, dass Mängel  innerhalb von zwei Wochen nach ihrem erstmaligen Erkennen schriftlich gemeldet werden und  reproduzierbar sind. 

(4) MOTIVO1 kann die Nacherfüllung verweigern, solange der Auftraggeber sich mit Zahlungen aus  dem Vertrag/Projekt im Verzug befindet und der Auftraggeber kein berechtigtes Interesse am  Rückbehalt der rückständigen Vergütung hat. 

(5) MOTIVO1 haftet nicht in den Fällen, in denen der Auftraggeber Änderungen an der von MOTIVO1 erbrachten Leistungen vorgenommen hat, es sei denn, dass diese Änderungen ohne Einfluss auf  die Entstehung des Mangels waren. 

(6) Der Auftraggeber wird MOTIVO1 bei der Mängelfeststellung und -beseitigung unterstützen und  unverzüglich Einsicht in die Unterlagen gewähren, aus denen sich die näheren Umstände des  Auftretens des Mangels ergeben. 

(7) Sofern ein behaupteter Mangel, nach entsprechender Untersuchung nicht einer  Mängelhaftung Verpflichtung von MOTIVO1 zuzuordnen ist und der Auftraggeber dies hätte erkennen  können, kann der Auftraggeber, mit den für Verifizierung und Fehlerbehebung entstandenen  Aufwendungen von MOTIVO1, zu den jeweils gültigen Vergütungssätzen belastet werden. 

(8) Die vorstehenden Regelungen zur Mängelhaftung gelten nur für von MOTIVO1 erbrachte  Werkvertragsleistungen. 

• 8 Haftung 

(1) MOTIVO1 haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit nach den gesetzlichen Bestimmungen. Für  leichte Fahrlässigkeit haftet MOTIVO1 nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren  Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf  deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf, sowie bei Schäden aus der  Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung von 

Nebenpflichten haftet MOTIVO1 nicht. Die wesentlichen Vertragspflichten von MOTIVO1 sind in § 3 Abs. 1  und 2 dieses Vertrages beschrieben. 

(2) MOTIVO1 haftet in keinem Falle für atypische und daher nicht vorhersehbare Folgeschäden jeder  Art. MOTIVO1 hat eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von EUR 500.000,00  abgeschlossen. Der Auftraggeber wird MOTIVO1 informieren, wenn größere Schadenssummen zu  befürchten sind, damit eine Versicherung mit einer höheren Deckungssumme abgeschlossen  werden kann. Ohne anderslautende Informationen gegenüber MOTIVO1 wird die Haftungssumme für  typische und vorhersehbare Schäden auf die Vertragssumme begrenzt. MOTIVO1 haftet nicht für  Schäden, soweit der Auftraggeber deren Eintritt durch zumutbare Maßnahmen, insbesondere  durch eine Programm- und Datensicherung und ausreichend Produktschulung des Anwenders  hätte verhindern können.  

(3) MOTIVO1 übernimmt insbesondere keine Haftung für die Leistungen und die Verfügbarkeit von  Hard- und Software bzw. Dienstleistungen, die durch dritte Unternehmen in das Projekt  eingebracht werden, welche nicht durch MOTIVO1 beauftragt wurden.  

(4) Mit Ausnahme von Ansprüchen aus unerlaubter Handlung verjähren  Schadenersatzansprüche des Kunden, für die nach dieser Ziffer die Haftung beschränkt ist, in  einem Jahr gerechnet ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. 

(5) Soweit die Haftung von MOTIVO1 ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die  persönliche Haftung ihrer Angestellten, Arbeitnehmer und sonstige Mitarbeiter und  Erfüllungsgehilfen. 

(6) Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz bleiben vollständig unberührt. 

• 9 Kündigung und Abwerbungsverbot 

(1) Die Zusammenarbeit kann jederzeit von beiden Parteien mit einer Frist von 1 Monat zum  Monatsende gekündigt werden. Die Kündigung muss in Schriftform erfolgen. Noch ausstehende  Vergütungen für bereits durchgeführte Dienstleistungen müssen durch den Auftraggeber geleistet  werden. Der Auftraggeber hat keinen Anspruch auf eine Erstattung von bereits gezahlten  Stunden Paketen, Modulen oder anderen Vorauszahlungen. 

(2) Der Auftraggeber verpflichtet sich, während der Dauer der Laufzeit von Verträgen der  Parteien und für einen Zeitraum von einem Jahr danach, keine Mitarbeiter von MOTIVO1 aktiv  abzuwerben oder ohne Zustimmung von MOTIVO1 eine Beschäftigung anzubieten. Für jeden Fall der  schuldhaften Zuwiderhandlung verpflichtet sich der Auftraggeber, an MOTIVO1 eine Vertragsstrafe in  Höhe der drei vorausgegangenen oder letzten Brutto- Monatsgehältern des angeworbenen  Arbeitnehmers zu zahlen.  

• 10 Geheimhaltung 

(1) Die der anderen Vertragspartei übergebenen Unterlagen, mitgeteilten Kenntnisse und  Erfahrungen dürfen ausschließlich für die Zwecke dieses Vertrages verwendet und Dritten nicht  zugänglich gemacht werden, sofern sie nicht ihrer Bestimmung nach Dritten zugänglich gemacht werden sollen oder dem Dritten bereits bekannt sind. Dritte sind nicht die zur Durchführung des  Vertragsverhältnisses hinzugezogenen Hilfspersonen wie Freie Mitarbeiter, Subunternehmer etc. 

(2) Darüber hinaus vereinbaren die Vertragsparteien, Vertraulichkeit über den Inhalt dieses  Vertrages und über die bei dessen Abwicklung gewonnenen Erkenntnisse zu wahren. 

(3) Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt auch über die Beendigung des Vertragsverhältnisses  hinaus. 

(4) If a contracting party requests this, the documents handed over by it, such as strategy papers, briefing documents, etc., must be returned to it after the contractual relationship has ended, unless the other contracting party can assert a legitimate interest in these documents. 

• 11 final provisions 

(1) All changes and additions to contractual agreements must be recorded in writing for purposes of evidence. Notice of termination must be given in writing. Reports that have to be made in writing can also be made by email. 

(2) Should individual provisions of the party agreements be or become wholly or partially ineffective, this shall not affect the validity of the remaining provisions. In this case, the parties undertake to replace the invalid provision with an effective provision that comes as close as possible to the economic purpose of the invalid provision. The same applies to any loopholes in the agreements. 

(3) The law of the Federal Republic of Germany applies to the exclusion of the UN sales law. 

(4) The exclusive place of jurisdiction for all legal disputes arising from or in connection with this contract is 14089 Berlin. MOTIVO1 is also entitled to sue at the client's general place of jurisdiction. 

Status: October 29, 2020